Una empresa llamada E-Learning Technologies está preparando la apertura de sus nuevas oficinas y Karla Barrientos, la encargada de mercadotecnia y ventas ha puesto manos a la obra, pues sabe que cuenta con un mes para preparar todo. Karla debe realizar varias actividades previas al evento, por lo que comenzará por crear un calendario donde ponga fechas eficaces de trabajo a: la elaboración de la lista de invitados, la producción de la imagen representativa del evento, el diseño de las invitaciones y envío, la elaboración del presupuesto de los requerimientos para el evento, la creación de base de datos y formulario para recabar datos de los asistentes, la presentación y la exposición de su plan de trabajo. Como Karla tiene más actividades, además de organizar el evento de apertura de las nuevas oficinas, le pide a su diseñador estrella que haga la imagen del evento y diseñe las invitaciones, para que ella se pueda encargar de asuntos relativos a la organización, para lo que sólo contará con $10,000 pesos.
Es así, que Karla debe armar un presupuesto que le permita hacer rendir este dinero de la mejor manera, para que le alcance para todo lo que necesita: Botanas. Bebidas. Desechable, como vasos, platos y cubiertos. Bocadillos. Pastel. Elementos de decoración apropiados para el evento. Lona de imagen del evento. Folders con logo de la empresa y hoja de servicios. Una vez teniendo la planeación completa procederá a realizar una presentación para exponerla ante el equipo de trabajo, para que le den su opinión y queden de acuerdo en la manera de proceder, para que el evento sea un éxito. Pero antes de ello, debe de estructurar y desarrollar la base de datos y formulario, para obtener la información de los participantes el día del evento. Para ello, ha pensado que los datos de los y las asistentes que se necesitará consignar, son: nombre y apellido, edad, puesto de trabajo, nombre de la empresa, teléfono de su área de trabajo y dirección de la empresa.