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El encargado del trámite documentario debe poseer una serie de cualidades para desempeñar eficazmente su función. Algunas de estas cualidades incluyen:
1. **Organización:** Debe ser capaz de manejar una gran cantidad de documentos de manera ordenada y eficiente, garantizando que todos los trámites se completen correctamente y en tiempo oportuno.
2. **Atención al detalle:** Es fundamental que sea minucioso y cuidadoso al revisar y procesar documentos, evitando errores que puedan causar retrasos o problemas en el trámite.
3. **Responsabilidad:** Debe asumir la responsabilidad de sus acciones y asegurarse de que todos los documentos sean tratados con el debido cuidado y confidencialidad.
4. **Capacidad de comunicación:** Debe ser capaz de comunicarse de manera clara y efectiva con colegas y clientes, tanto de manera verbal como escrita, para facilitar el intercambio de información y resolver cualquier duda o problema que pueda surgir durante el trámite.
5. **Proactividad:** Debe tener iniciativa para anticiparse a posibles problemas o retrasos en el proceso y tomar medidas para resolverlos de manera rápida y eficiente.
6. **Conocimiento técnico:** Es importante que tenga un buen entendimiento de los procedimientos y regulaciones relacionadas con el trámite documentario, así como también de las herramientas y sistemas informáticos utilizados en el proceso.
7. **Ética profesional:** Debe mantener altos estándares de ética y profesionalismo en todas sus interacciones, garantizando la integridad y confidencialidad de la información que maneja.
Estas cualidades son fundamentales para garantizar un proceso de trámite documentario eficiente, preciso y confiable.