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El propósito de un plan de gestión documental es establecer un conjunto de políticas y procedimientos para garantizar que los documentos de una organización sean gestionados de manera eficiente, segura y efectiva. Esto implica definir el ciclo de vida de los documentos, establecer procesos para la creación, almacenamiento, retención y destrucción de documentos, y garantizar que los documentos sean accesibles y utilizables por los usuarios autorizados.
Un plan de gestión documental también tiene como objetivo reducir el riesgo de pérdida o pérdida de documentos importantes, así como minimizar el desperdicio de documentos innecesarios. Esto puede ayudar a las organizaciones a ahorrar tiempo y dinero, y garantizar que los documentos estén disponibles cuando sean necesarios.
Además, un plan de gestión documental puede ayudar a las organizaciones a cumplir con las regulaciones y normas relevantes relacionadas con la gestión de documentos, como la Ley de Derechos de Autor, la Ley de Privacidad de Datos y la Ley de Retención de Documentos.
En resumen
El propósito de un plan de gestión documental es establecer políticas y procedimientos para garantizar que los documentos de una organización sean gestionados de manera eficiente, segura y efectiva, reduciendo el riesgo de pérdida o pérdida de documentos importantes, y cumpliendo con las regulaciones y normas relevantes.